Birisiyle tanışırken acaba ayağa kalkmasanız kabalık yaparmısınız ? Tanıştırırken kimi kiminle tanıştırmalı, nasıl bir üslup kullanmalısınız. Uzmanımız Handan Kaylan, tanışma ve tanıştırılmanın inceliklerini anlatıyor.

KİM KİMİ TANIŞTIRMALI?

Erkek, bayana; genç yaşlıya; ast, üste; yeni gelen orada bulunanlara tanıştırılır. Ancak, sonra gelenin statüsü çok yüksekse o zaman hazır bulunanlar, yeni gelene tanıştırılır.

KİMİN İSMİNİ ÖNCE SÖYLEMELİ?

Yaş ve statüleri aynı olan kişileri birbirine tanıştırırken "Sizleri tanıştırayım, Defne Hanım, Didem Hanım" diyebilirsiniz. Böylelikle her ikisini de birbirine aynı anda tanıştırmış olursunuz. Elbette birinin ismini ötekinden önce söylemiş olacaksınız. Yapılacak bir şey olmadığı için kimsenin alınması söz konusu olmaz.

KALABALIKLARDA TANIŞTIRMA

Bir kişiyi kalabalık bir grupla tanıştırmanız gerektiğinde sadece onun ismini söylemeniz yeterlidir. Çoğunlukla diğerlerini tek tek tanıştırmanıza gerek yoktur. Ama grup çok kalabalık değilse, bunu yapmanızda yarar vardır.

AYAĞA KALKMALI MI ?

Erkek ya da kadın, bir kimseyle tanıştırılan erkeğin mutlaka ayağa kalkması gerekir. Ancak ağır hastalık halinde bu kurala uyulmaması hoş görülebilir. Bizde kadın erkek, tanıştırılan herkes için ayağa kalkmak Türk terbiyesinin bir gereğidir.

NASIL BİR ÜSLUP ?

Tanıştırırken "Size arkadaşım Gökçe'yi tanıştırabilir miyim?" "Efendim, izninizle sizi eşimle tanıştırmak istiyorum", "Arkadaşlar, sizi Sekreter. Org’dan Alp Bey ile tanıştırmak istiyorum" şeklinde ifadeler kullanılabilir. Bir anlamda tanıştırmak için izin istenir.



Tanışma ve tanıştırılmanın incelikleri (2)

Birisiyle tanışırken size hiç ben x Hanım ya da Bey diyen oldu mu? Ya da Nasılsınız diye sorduğunuzda size oğlunun okuldaki problemlerini anlatan birisiyle karşılaştınız mı? Bunlar belki uç örnekler olabilir. Ancak tanışma ve tanıştırılma sırasında hepimiz bazı önemli kuralları atlayabiliyoruz.

TANIŞMADA ÇAĞDAŞ BİR YONTEM

Bir kimseye tanıştırıldığınızda “Memnun oldum”, ardından da “Nasılsınız?” diyebilirsiniz. Bayanlar sessizce gülümsemekle de yetinebilirler. Şimdilerde tanıştırmalarda daha gerçekçi yeni bir yöntem uygulanıyor: Tanıştırılan kişi adını soyadını tekrarlıyor. Böylece tanışana yardımcı oluyor. Aslında çok da yararlı böylesi. Alıştığımız türdeki tanıştırmalarda çoğunlukla, tanıştırılan kimsenin ismi pekiyi anlaşılmaz. Çoğu zaman daha sonra tanıyanlara ya da kendisine sorup öğrenmek zorunda kalırız.
Kibar ve nazik bir sekreter birisi ile tanıştırıldığında “Nasılsınız?” sorusuna “Teşekkür ederim. Siz nasılsınız?” demeyi bilmelidir. “Ay sormayın….”, “Nasıl olalım, dün…” diye kişisel sorunlarını ortaya dökmemelidir. Yani tanıştığı kişiye çocuğunun astım krizinden, işsiz yeğeninden, arabasının lastiklerinden, köpeğinin yaramazlıklarından, ayağındaki nasırdan vs. bahsetmemelidir.

NASIL AYRILMALI?

Ayrılırken de “Tanıştığımıza sevindim”, “Tanıştığımıza memnun oldum” demeniz yerinde bir incelik olacaktır. Bunu yaş ve statü olarak büyük olanın söylemesi, diğerinin de nazikçe teşekkür edip “Ben de…” demesi daha uygun olur.

KENDİNİZİ NASIL TANITMALISINIZ?

Kendinizi tanıtmanız gerektiğinde, gittiğiniz bir büroda, bankada vb ilişki kuracağınız kişiye isminizi söylemelisiniz. Konuşmacı olarak katıldığınız bir seminerde de kendinizi tanıtmalısınız.

Kendinizi tanıtırken, karşınızdakinden izin almanız gerekir. Bunu yaparken, ad ve soyadınızı söylemeniz yeterlidir. Fakat mesleğiniz, göreviniz tanışmanıza neden olmuşsa bu konularda kısa bilgi verebilirsiniz. “İzninizle, kendimi tanıtayım… Alp Yüce, …… firmasında yöneticiyim” gibi.

BEN HANDAN HANIM: Ne telefonda, ne de yüz yüzeyken kendinizi Alp Bey, Defne Hanım şeklinde tanıtmayın. Gülünç olabilirsiniz.

Yazan: Handan Kaylan

Nazik konuşma ilkeleri

Mutfak arasında çay almaya giderken küçük dedikodular yapmaktan zevk alabilirsiniz. Ya da “ben dobra bir insanım,düşündüğümü pat diye söylerim” diye düşünebilirsiniz. Özel yaşamınızda da bunların hiçbir sakıncası olmayabilir. Fakat sekreterler için nazik olmak bir ilke haline gelmek zorundadır.

“Sekreterler konuşmalarında nazik olmayı bir ilke haline getirmelidirler. “

SİZ VE SEN:

Konuşurken sürekli “siz” diye hitap etmeli, gerekmedikçe “sen” dememelisiniz. Örneğin, “Bunun bir fotokopisini alır mısınız?” şeklinde hitap etmek daha doğru olacaktır.

RİCA ETMENİN NEZAKETİ:

Ricada bulunurken, sesiniz asla emreder ya da azarlar gibi olmamalıdır. Konuşurken sesinizin sert, alaycı, kırıcı olmamasına; yüz ifadelerinizde kızgınlık ya da alaycılık olmamasına dikkat etmelisiniz.

NAPOLYONUN GAFI

Konuşurken gaf yapmaktan kaçının. Hele orada bulunan, gözünüze ilişen kişiler hakkında ileri geri şeyler söylemeniz gaf yapmanın en kestirme yoludur. Bir keresinde Napolyon bir toplantıda uzaktaki bir hanımı işaret ederek yanındaki adama: "Şuna bakın ne çirkin kadın değil mi?" demiş. Adam "karımdır ekselans" diye yarşılık vermiş. Napolyon yaptığı gafı onarmak için "o değil yanındaki" demiş. Adam da "kızımdır ekselans" demiş.
Gaf yapmaktan kaçınmak için ; Her düşündüğünüzü söylemeyin, uluorta konuşmayın.

ALAY VE KİNAYE:

Görgülü bir sekreter alay, kinaye, dedikodu, iğneleme vb. içeren türde konuşmalar yapmaz. Örneğin, büroya birisi girip çıktığında, odadan ayrılır ayrılmaz arkasından “Aman, bu da kaç yıldır bu işi yapıyor. Hala öğrenemedi, hep açıklama bekliyor” türü konuşmalar yapmanız doğru olmaz. Onlarla ilgili eleştirileriniz varsa ya yüzlerine söylersiniz (tabii ki başkalarının yanında değil) ya da arkalarından konuşmazsınız. İnsanların yüzüne gülüp, arkasından çekiştirmek ya da söylenenlere cevap verirken imalı konuşmak, karşınızdakileri küçük düşürecek bir şey söylemek doğru değildir.

HERKES DEDİKODUYU SEVER AMA...

Sırf insanları kırmamak, konuşmayı nasıl sona erdireceğini bilmemek ya da grup içinde kalmak gibi nedenlerle de olsa dedikoducuları dinlemeyin. Dedikodu yapmak kadar dinlemek de size zarar verir.

FARKLI DÜŞÜNSENİZDE...

Herhangi birisi bir düşüncesini açtığında hemen karşıt fikir üretmeyin. Sonuna kadar dinlemeyi bilin. Hiçbir zaman kendi düşüncelerinizi kesin doğrularmış gibi ifadeler kullanmayın. “Böyle şey olmaz”, “bu çok saçma” gibi cümleler yerine “deneyimlerime göre…”, “bana göre…” gibi cümlelerle düşüncelerinizi ortaya koyabilirsiniz.

Kaynak: Sekreterlik Bilgisi, AÖF İş İdaresi
Konuşmalarda Nezaket Kuralları (2)
'Sekreterler konuşmalarında nazik olmayı bir ilke haline getirmelidirler'

'DOZU' KAÇIRMAYIN!
ELEŞTİRİNİN DOZU:

Bir arkadaşınızı eleştirirken yaklaşımınızda dikkatli olmalı, aklınızdan geçtiği gibi eleştiri yapmamalı ve yıkıcı değil, yapıcı cümleler kullanmalısınız. Bir değişiklik, bir çözüm yolu önerirken, diğerlerini kırmamalı mümkün olduğunca nazik olmalısınız.

SORULARIN DOZU:

Konuştuğunuz konuların yer ve zamana uygun olmasına özen göstermelisiniz. Örneğin, koridorda karşılaştığınız birine özel yaşamı ile ilgili sorular sormaktan kaçınmalısınız. Ayrıca sorduğunuz sorular kilo, yaş, maaş gibi karşınızdakini rahatsız edecek türden olmamalıdır.

ŞAKANIN DOZU:

Hiçbir zaman diğerlerinin kusurlarına dayalı şakalar yapmamalı, karşınızdakini kırmamalısınız.

ARAYA GİRMEYİN!

İki kişi konuşurken aralarına girip –sorulmadığı halde- görüş bildirmek yanlış bir davranıştır. İkide bir soru sorarak konuşmacının sözünü kesmemeli ya da kendinizi ön plana çıkarmak için, diğerlerinin konuşmalarını sık sık kesip "ne demek istediğini biliyorum, bir kere benim başıma da gelmişti… " gibi cümlelerle konuşmaya girmeyiniz.

SIRLARI KENDİNİZE SAKLAYIN!

Sır saklamayı bilmeli, konuşmalarınızla, mektuplardan, toplantılardan veya bürodaki konuşmalardan dolayı öğrendiğiniz sırları hiçbir zaman açığa çıkarmamalısınız.

ÖZÜR DİLEMEKTEN KAÇINMAYIN!

Dürüst bir sekreter yaptığı yanlışları kabul eder. Konuşmalarında bu yüzden başkalarını suçlamaz. Bu nedenle yaptığınız yanlışlığı açıkca belirterek "özür dilemeyi" bilmelisiniz.

ALÇAKGÖNÜLLÜ OLUN!

Konuşmalarınız alçak gönüllü olmalıdır. Yaptığınız ve başardığınız çalışmalarla sürekli övünmeniz yerine başkalarının övgülerini kibarca "teşekkür ederim" diye yanıtlamanız daha akıllıcı bir yoldur.

ZERAFETİNİZİ GÖLGELEYENLER…. :

Konuşurken "evet" yerine "hı", "efendim" yerine "ha" gibi ünlemler kullanmak, ikide bir "efendime söyleyeyim", "ondan sonracıma", "anladım mı", "tamam mı" gibi sözleri kullanmak zarafetinizi gölgeleyeceği gibi konuşmanızın etkisini azaltacaktır.

'HAYIR' DERKEN…

Bir iş arkadaşınıza "hayır" demek zorunda kaldığınızda, bunu karşınızdakini kırmadan yapmalısınız.
Son bir hatırlatma!
Yöneticinize ve çalışma arkadaşlarınıza sabahları gösterdiğiniz içten karşılamayı, çalışma bitiminde de göstermeli, "iyi akşamlar" dilemeyi unutmamalısınız.

Kaynak: Sekreterlik Bilgisi, AÖF İş İdaresi